guida-conservazione-sostitutiva

Tutto quello che c’è da sapere sulla conservazione sostitutiva

Da oltre vent’anni nel nostro Paese si parla di conservazione sostitutiva, degli obblighi di legge correlati nonché dei vantaggi che questa forma di archiviazione dei documenti può garantire. Si tratta principalmente di una netta riduzione dei costi e dei tempi per le aziende, nonché di un incremento concreto nell’efficienza gestionale.

Il concetto stesso di conservazione sostitutiva dei documenti, negli ultimi anni, ha subito un continuo sviluppo, sospinto da una parte dal miglioramento delle tecnologie in campo, e dall’altro dall’adeguamento normativo. Non stupisce, quindi, che in molti casi esistano dei dubbi sulle norme e sul funzionamento della conservazione sostitutiva. Ecco quindi un veloce ripasso delle principali caratteristiche di questo importante processo di digitalizzazione.

Cos’è la conservazione sostitutiva

A livello puramente normativo e lessicale, il concetto di “conservazione sostitutiva” è in realtà superato, perlomeno a partire dalle regole tecniche attuative del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) entrate in vigore nel marzo 2017. Ciononostante, per indicare il corpus delle tecniche di conservazione digitale a norma dei documenti, si continua a usare in molti casi il termine conservazione sostitutiva.

Per capire di cosa si sta parlando è necessario partire dal presupposto che il nostro ordinamento prevede la conservazione obbligatoria per diverse tipologie di documenti. Nel mondo della digital trasformation questa necessità ha dato il via all’evoluzione della conservazione elettronica dei documenti, un processo di natura informatica che permette di garantire il mantenimento del valore giuridico anche nel caso di documenti non cartacei.

Differenza tra conservazione digitale e sostitutiva

Quando una conservazione elettronica è in grado di assolvere agli stessi obblighi riconosciuti ai documenti analogici, si parla per l’appunto di conservazione sostitutiva. Se quindi con il termine conservazione digitale si intende il processo tecnico che permette di conservare un documento di natura digitale, con il termine conservazione sostitutiva si fa riferimento alla trasformazione di un documento analogico in un documento digitale normativamente valido. Con il tempo, però, si è finito per indicare anche il processo di conservazione sostitutiva con il più “generale” termine di conservazione digitale.

Conservazione sostitutiva: le normative coinvolte

Si è quindi visto che la conservazione sostitutiva è quel processo che, seguendo delle norme precise, permette di conservare in formato digitale dei documenti, con la possibilità di distruggere l’originale cartaceo, o di non produrre affatto una copia cartacea. Tutto questo processo è quindi volto a garantire autenticità, leggibilità, affidabilità, reperibilità e integrità al documento digitale. A normare la conservazione sostitutiva, va detto, è un ampio corpus di normative.

Si è iniziato a parlare della possibilità di considerare di conservare documenti contabili e scritture in documenti diversi da quelli cartacei fin dal D.L. 10 giugno 1994, n. 357. All’epoca non vi erano però le effettive basi tecnologiche per parlare di conservazione digitale. Lo scenario è cambiato però velocemente, per arrivare, con la delibera Cnipa del 19 febbraio 2004, a una suddivisione stabile tra documenti analogici e documenti informatici, introducendo il concetto stesso di conservazione sostituiva, con apposizione di firma digitale e di riferimento temporale.

A definire pienamente la conservazione digitale è stato poi il Codice dell’Amministrazione Digitale con l’articolo 71, con le Regole Tecniche pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014. Qui sono stati definiti i requisiti fondamentali di un sistema di Conservazione digitale, elencando i sopra citati valori di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità che tutti i documenti digitali a norma devono poter garantire: sono questi i fattori necessari per parlare al giorno d’oggi di conservazione sostitutiva di documenti legali.

É peraltro in questa sede normativa che sono stati individuati gli attori della conservazione digitale, quindi non solo il produttore del documento e l’utente finale, ma anche il responsabile della conservazione.

Come funziona la conservazione sostituiva

Per capire come funziona la conservazione sostitutiva è bene comprendere quelli che sono i passaggi fondamentali della conservazione digitale di un documento. Questa infatti presuppone l’esistenza di due strumenti distinti: da una parte, il sistema di classificazione; dall’altra, il sistema di conservazione.

Nella prima fase si parla più nello specifico di un titolario di classificazione, il quale permette di collocare correttamente i vari documenti digitali correttamente e in modo coerente nel tempo.

Il sistema di conservazione è invece responsabile del mantenimento dell’autenticità, dell’integrità e degli altri valori chiave del documento digitale a norma. Va detto che esistono differenti sistemi di conservazione, dal server fisico a quello in cloud, dalla blockchain al flusso organizzato.

La figura del responsabile della conservazione

Come si è visto, con il Codice dell’Amministrazione Digitale è stato introdotto anche il responsabile della conservazione. Si tratta di una figura che deve essere obbligatoriamente presente in tutte le aziende private e pubbliche, e che è chiamata ad affrontare diversi compiti fondamentali:

  • creazione e aggiornamento regolare del Manuale della conservazione;
  • individuazione dei requisiti del sistema di conservazione;
  • gestione del processo di conservazione – eventualmente in collaborazione con il fornitore del servizio in outsourcing;
  • verifica del pacchetto di versamento, creazione dei rapporti di versamento e di archiviazione, sottoscrizione del pacchetto di distribuzione;
  • verifica regolare della leggibilità dei documenti digitali conservati e dell’integrità dell’archivio;
  • eventuale supporto in caso di attività di verifica da parte di organi amministrativi e di organi giudiziari.

Quali documenti possono essere conservati digitalmente?

Ci sono documenti per i quali la conservazione digitale è obbligatoria. Parliamo delle fatture elettroniche, ma anche dei contratti con firma digitale, e di tutti i documenti transitati attraverso la Posta elettronica certificata.

Al di là dell’obbligo, la conservazione sostituiva facoltativa dei documenti permette di eliminare o quantomeno di ridurre gli archivi cartacei, nonché le tempistiche e i costi legati alla conservazione e alla gestione dei documenti stessi. Ricevute fiscali, bilanci, registri contabili, contratti, pagamento con modelli F23 o F24, libri sociali, scritture ausiliarie, registri, documenti di trasporto, delibere: tutti questi documenti possono essere conservati in forma digitale e a norma di legge, con significativi vantaggi per l’azienda.