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Nuova normativa per la digitalizzazione per la PA: tutte le novità da sapere

Il 12 settembre 2020 l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha pubblicato le nuove “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” che entreranno in vigore a partire dal 6 giugno 2021. La nuova normativa, rivolta anche alla pubblica amministrazione (PA), è finalizzata all’aggiornamento e miglioramento delle infrastrutture e delle tecnologie per la gestione e l’archiviazione di documenti. In questa guida forniamo alcune delucidazioni sulle principali novità che riguardano le procedure per la digitalizzazione della pubblica amministrazione.

Digitalizzazione PA: cos’è e cosa prevede la nuova normativa

Con digitalizzazione della PA ci si riferisce alle attività con cui si effettua un passaggio dagli strumenti analogici a quelli digitali nel settore della pubblica amministrazione. Tali attività consistono, per esempio, nello sviluppo di infrastrutture informatiche di sicurezza, nell’adozione della banda larga, nell’implementazione di piattaforme digitali per i servizi al cittadino e nella digitalizzazione e archiviazione informatica dei documenti.

Il Piano Triennale dell’AgID (2020-2022) ha stabilito l’obbligo della digitalizzazione delle PA. In questo modo si favorisce la transizione al digitale della pubblica amministrazione, dotandola di tutti gli strumenti necessari per una migliore gestione delle risorse pubbliche e una semplificata erogazione dei servizi ai cittadini.

La nuova regolamentazione, in vigore a partire da giugno 2021, ha come obiettivo la creazione di un testo unico sul tema della digitalizzazione delle PA. Le novità principali della nuova normativa si applicano ai seguenti ambiti:

  • copia dei documenti analogici;
  • nuovo standard di archiviazione;
  • metadatazione;
  • modelli organizzativi della conservazione;
  • ruolo del Responsabile della Conservazione.

Copia dei documenti cartacei

Una delle principali novità sulla digitalizzazione della pubblica amministrazione riguarda la dematerializzazione dei documenti. Il sistema di archiviazione, infatti, deve basarsi su  un’attestazione di conformità per ogni lotto di documenti analogici scansionati. A sua volta, ogni singolo documento scansionato (non solo quelli di tipo fiscale) deve essere firmato digitalmente. L’attestazione di conformità è importante per confermare la leggibilità dei documenti scansionati e per dimostrare la riconducibilità univoca della copia dei documenti cartacei. Infine, l’attestazione di conformità deve essere firmata da un pubblico ufficiale.

Nuovo standard per l’archiviazione

Le nuove linee guida, nello specifico nell’allegato numero 4, fanno riferimento allo standard SInCRO (Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero di Oggetti digitali), norma UNI 11386:2020. Lo standard determina la struttura dell’insieme di dati a supporto dell’archiviazione e del recupero dei file digitali. Inoltre, identifica gli elementi informativi indispensabili per la creazione dell’indice di conservazione, ne definisce la semantica e ne stabilisce l’articolazione attraverso il linguaggio XML. L’allineamento al nuovo standard su scala nazionale permette quindi di avere un riferimento generale per tutto quello che riguarda la gestione del ciclo di vita dei documenti informatici, dalla creazione alla conservazione.

Metadatazione

Un’altra importante novità riguardo la nuova procedura di digitalizzazione delle PA è l’introduzione di 40 tag, di cui 38 obbligatori. I tag devono essere applicati a tutti i documenti informatici e amministrativi informativi, insieme ai fascicoli elettronici (“aggregati documentali”)al momento della loro creazione. In sostanza, quando si procede alla creazione di un documento digitale non modificabile, bisogna associare loro determinati tag in modo permanente. I metadati permettono di identificare i documenti in modo univoco e di consultare tutte le informazioni ad essi associati. I tag per la metadatazione sono consultabili nell’allegato numero 5 delle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” pubblicate dall’AgID.

Modelli organizzativi della conservazione

In merito ai modelli organizzativi, la conservazione documentale può avvenire sia all’interno sia all’esterno della struttura titolare dei documenti da archiviare. Fondamentale, a questo proposito, la definizione dei requisiti delle procedure di conservazione e delle responsabilità dei soggetti coinvolti nel servizio di conservazione. I requisiti, le responsabilità e le modalità di interazione “sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo”.

Se una PA desidera affidare all’esterno la realizzazione o la gestione di un servizio di conservazione, i soggetti terzi (pubblici o privati) devono possedere tutti i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione previsti dalle linee guida di AgID e dalla disciplina europea. Tali linee guida fanno riferimento alla soddisfazione di requisiti di elevato livello in termini di qualità e sicurezza in aderenza ai seguenti standard:

  • ISO/IEC 27001 (Information security management systems – Requirements) per la gestione della sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e organizzativo nel quale viene realizzato il processo di conservazione;
  • ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System – Sistema informativo aperto per l’archiviazione);
  • ETSI TS 101 533-1 v. 1.2.1, per sviluppare e gestire sistemi sicuri finalizzati all’archiviazione elettronica delle informazioni.

Ruolo del Responsabile della Conservazione

Come accennato prima, una pubblica amministrazione può scegliere di affidare le procedure di conservazione documentale a una terza impresa (outsourcing). In ogni caso, la nuova normativa chiarisce quali sono i ruoli previsti per questo servizio e quali sono i rapporti che intercorrono fra i vari soggetti. Di seguito è riportato l’elenco dei ruoli previsti:

  • Titolare dell’oggetto della conservazione;
  • produttore dei pacchetti di versamento (Pdv);
  • utente abilitato;
  • Responsabile della Conservazione;
  • conservatore.

Nelle PA il Responsabile della Conservazione deve essere nominato all’interno dell’organizzazione e ha il compito di definire la struttura del processo di conservazione nel rispetto di tutte le regole per l’archiviazione e la gestione dei documenti. Anche il ruolo di produttore di PdV deve essere svolto da una persona appartenente alla struttura organizzativa: il suo compito è trasmettere il pacchetto di versamento al sistema di conservazione, secondo le modalità definite nel manuale di conservazione.

Nel caso in cui la conservazione sia affidata a terzi, le linee guida di AgID stabiliscono che il produttore di PdV deve occuparsi della trasmissione dei pacchetti di versamento al sistema di conservazione nelle modalità concordate con il conservatore e descritte nel manuale di conservazione. Per quanto riguarda il Responsabile della Conservazione, anche in questo caso deve essere nominato all’interno della pubblica amministrazione.

L’unica attività non esternalizzabile rimane quella della redazione del manuale della conservazione che spetta al Titolare: questo documento informatico deve descrivere in dettaglio l’organizzazione, i soggetti coinvolti, il modello di funzionamento, le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

Come esternalizzare alcune attività della PA

Per adeguarsi alle nuove linee guida in ottica di digitalizzazione della pubblica amministrazione, è opportuno contattare il proprio conservatore o provider per la gestione documentale e accertarsi che tutti i requisiti vengano rispettati. In quest’ottica può risultare più conveniente destinare alcune attività della PA a un’impresa esterna ottenendo così diversi vantaggi, come un significativo risparmio di risorse, una notevole accelerazione dell’erogazione dei servizi e un costante monitoraggio dei processi gestiti da figure professionali specializzate.

Il servizio di gestione documentale di Waynext offre la possibilità di consultare gli archivi in modo rapido ed agevole, senza procedimenti complessi e a prezzi contenuti. Inoltre, con l’archiviazione elettronica, gli utenti abilitati possono accedere facilmente ai documenti attraverso una piattaforma web per la consultazione in tempo reale. In questo modo è possibile anche effettuare ricerche tramite l’uso di parole chiave e le indicizzazioni organizzate.

Le soluzioni di Waynext consentono di liberarsi della documentazione cartacea che occupa spazio negli archivi fisici della struttura, di concentrarsi sulle attività più importanti per la PA e infine di personalizzare i progetti in base alle esigenze amministrative.