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Mini-guida PEC: tutto sulla Posta Elettronica Certificata

C’era una volta il fax e la posta raccomandata, sostituiti dapprima, parzialmente, dalla posta elettronica, e poi del tutto dalla Posta Elettronica Certificata, quella che tutti conosciamo come PEC.

Questa può essere vista come un passaggio fondamentale della progressiva digitalizzazione delle imprese, permettendo di lasciarsi alle spalle una buona mole di documenti cartacei. Ma cosa è nel concreto la PEC, e a che cosa serve?

Cos’è la PEC?

Nel prossimo paragrafo riassumeremo la normativa relativa alla PEC: per ora basti dire che la Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per tutte le aziende. La PEC è un mezzo di comunicazione che mira a due obiettivi principali, ovvero sicurezza e velocità: per questo motivo può essere vista come la sostituta perfetta del fax e della classica raccomandata A/R.

La grande differenza rispetto alla email ordinaria è che, con la PEC, è possibile essere avvisati dell’avvenuta consegna del proprio messaggio, mediante una ricevuta che vanta una validità legale. Tutto questo è possibile grazie all’utilizzo di protocolli sicuri come POP3s, IMAPs, SMTPs e HTTPs, nonché grazie all’opportunità data dalla crittografia e dalla firma digitale, ad assicurare l’inalterabilità e l’integrità del messaggio.

La legislazione che regola la PEC

La PEC è una novità relativamente recente. È stata infatti introdotta con l’articolo 16 comma 6 del Decreto Legge 29 novembre 2008 n. 185 convertito con legge 2/2009. Nello specifico in questa sede si stabilisce che “Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il  proprio  indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di  iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali”.

Le imprese esistenti, a partire dalla data della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, hanno avuto tre anni per dotarsi del proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata e per comunicarlo al registro delle imprese. Da allora, di fatto, la creazione di un nuovo indirizzo di posta elettronica rientra tra gli automatismi iniziali per ogni creazione d’impresa.

I vantaggi della Posta Elettronica Certificata

Come visto, le imprese non possono scegliere se avere o non avere una PEC. Ciononostante va sottolineato che questo strumento assicura molti vantaggi, grazie alle caratteristiche distintive rispetto alla normale posta elettronica.

Avendo il medesimo valore legale di una raccomandata A/R, la Posta Elettronica Certificata permette alle aziende di risparmiare molto tempo, non dovendo usufruire del normale servizio postale, con costi nettamente inferiori. Con una PEC è infatti possibile inviare senza alcun rischio documenti alle Pubbliche Amministrazioni, fatture, convocazioni e comunicazioni ufficiali, circolari importanti e via dicendo.

Va poi precisato il fatto che la PEC è pressoché esente dal cosiddetto spam, pur offrendo lo stesso comfort d’utilizzo della normale casella di posta elettronica: è possibile infatti usare la PEC anche da smartphone.

Se quindi è vero che la PEC è obbligatoria per tutte le imprese, è comunque alla stesso tempo vero che vale la pena imparare a sfruttare al meglio questo prezioso strumento, per un netto risparmio di tempo e per una sensibile riduzione dei costi relativi alle comunicazione ufficiali.


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