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La postalizzazione: un tassello importante per comunicare

Il processo di digitalizzazione ha diminuito in modo significativo l’utilizzo dei documenti cartacei all’interno di aziende e di uffici: su questo, non ci sono dubbi. Eppure nelle cassette delle lettere si trova ancora un discreto flusso di buste, tra le quali bollette, fatture, comunicazioni di marketing, solleciti, lettere informative sui contratti, avvisi di pagamento e quant’altro.

Non tutto può essere dematerializzato, passando esclusivamente attraverso i canali digitali. Questo non significa, però, che l’azienda che ha la necessità di effettuare delle spedizioni massive di documenti cartacei via posta debba per forza gestire tutto questo processo in modo “tradizionale”, e quindi dispendioso, in termini di tempo e di risorse.

Grazie ai servizi di postalizzazione in outsourcing per aziende, è infatti possibile affidare esternamente tutta la gestione dei flussi postali in uscita, con una lunga serie di vantaggi.

Postalizzazione: di che cosa si tratta

Cosa significa gestire un flusso postale in uscita all’interno dell’azienda? Immaginiamo la realizzazione e l’invio di bollette, di comunicazioni pubblicitarie, di lettere informative o di bollette a un’ampia mole di pubblico.

Nello specifico, tutto questo si traduce nella realizzazione del documento, nella sua impaginazione, nella stampa, nella compilazione delle buste, nell’imbustamento, nell’affrancamento, delle code allo sportello postale, dei sovraccosti per il servizio di tracking e via dicendo. Tutto questo rende l’invio massivo di comunicazioni un processo lento, costoso e non privo di errori. In un’epoca in cui le comunicazioni sono semplici e velocissime – grazie alla posta elettronica – l’invio di documenti in forma fisica assume le forme di un’attività decisamente dispendiosa.

Questo è vero solamente quando viene effettuata internamente: nel momento in cui si decide di approfittare della postalizzazione online si possono infatti sfruttare i vantaggi dei canali digitali anche per l’invio dei documenti cartacei. Accedendo a un portale dedicato l’azienda può infatti impostare il documento da inviare e inserire i destinatari; sarà poi il postalizzatore a gestire tutto l’iter, dalla stampa alla spedizione delle missive.

I vantaggi della postalizzazione

WayNext offre un servizio di postalizzazione completo e sicuro, che permette alle aziende di poter impostare il proprio flusso postale in uscita in pochi click, per poi tenere traccia in modo estremamente semplice di ogni singola spedizione. I vantaggi di un simile servizio di postalizzazione sono davvero tanti:

  • Costi minori: i postalizzatori, per via della grande quantità di documenti stampati e spediti, abbattono i costi operativi. Questo significa che possono accedere a inchiostro, a carta e a servizi di spedizione postali a tariffe minori, senza compromettere la qualità dell’operazione.
  • Tempo risparmiato: tutto quello che deve fare l’azienda che intende approfittare di un servizio di outsourcing per l’invio di comunicazioni postali è quello di impostare il messaggio e affidarlo al postalizzatore. Quest’ultimo si occuperà di tutto il resto, dalla stampa alla piegatura dei fogli, fino ad arrivare all’affrancamento. Demandare tutte queste attività significa potersi concentrare sul proprio core business, senza perdere nemmeno un minuto di tempo.
  • Meno errori: affidarsi a un partner come WayNext significa poter contare su dei professionisti esperti, che svolgono quotidianamente l’attività di postalizzazione. Questo permette di ridurre al minimo gli errori.
  • Tracciamento delle spedizioni: pur affidando la spedizione dei propri documenti all’esterno, l’azienda non perde il controllo, potendo tracciare i documenti e verificare le avvenute consegne.