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La gestione degli archivi cartacei all’epoca della digitalizzazione

Pur in piena epoca di digitalizzazione documentale, aziende di qualsiasi tipo hanno tutt’ora a che fare con veri e propri fiumi di documenti cartacei. La grande quantità di questi è stata prodotta nel corso di anni, quando non decenni.

In parte, questi documenti possono essere digitalizzati e quindi condotti al macero; altri, invece, devono essere conservati obbligatoriamente in forma cartacea. Negli anni, però, la già grande mole di documenti, faldoni e scatoloni non può che aumentare vertiginosamente, andando a creare non pochi problemi alle aziende che abbisognano di metri liberi per uffici, per la produzione, per sale espositive e quant’altro.

Per eliminare questo problema è possibile avvalersi dei servizi di custodia e gestione degli archivi fisici, accompagnati dall’informatizzazione e dalla catalogazione di ogni singolo documento. In questo modo è possibile liberare spazio in azienda mantenendo al sicuro il proprio archivio cartaceo, approfittando parallelamente di altri vantaggi, come per esempio della riorganizzazione e della digitalizzazione sicura dei documenti, oppure della consegna rapida in consultazione di ogni singolo documento, in forma digitale o cartacea.

Ma come viene messo in pratica, nel concreto, il servizio di archiviazione dei documenti cartacei?

Le fasi dell’archiviazione dei documenti cartacei

L’outsourcing della gestione degli archivi cartacei segue delle fasi piuttosto precise. Si inizia con il sopralluogo e con le analisi delle esigenze dell’azienda, per capire quanto spazio sarà necessario per archiviare i documenti cartacei.

Successivamente, si passa alla fase squisitamente operativa, con l’inscatolamento dei documenti e la preparazione per il trasloco nel nuovo archivio fisico: una volta effettuato il trasporto, i documenti verranno divisi, catalogati e indicizzati. Questa attenta organizzazione della documentazione cartacea si rende preziosa per eventuali consultazioni future dei documenti, nonché, nel caso della divisione per annualità, per rendere rapido, efficace e sicuro lo smaltimento una volta arrivato il momento di mandare i documenti al macero.

Infine abbiamo la conservazione vera e propria dei documenti, i quali vengono inseriti in grandi archivi messi in sicurezza contro ogni evenienza, dal furto all’incendio, per eliminare qualsiasi tipo di rischio.

Da quel momento in poi, il cliente potrà richiedere ulteriori servizi , come la digitalizzazione dei documenti consegnati per una consultazione rapida e pratica da qualsiasi dispositivo o per la creazione di un backup sicuro, nonché il macero, nel pieno rispetto delle procedure di privacy.

La gestione degli archivi cartacei nel caso di procedure fallimentari

Come è noto, nel caso di procedure fallimentari, i curatori devono occuparsi della documentazione societaria, avendo non di rado a che fare con locali in affitto o con locali in vendita.

Diventa quindi necessario potersi appoggiare a delle agenzie in grado di offrire una gestione degli archivi per fallimenti di ogni dimensione per poter ottemperare agli obblighi di legge, fino ad arrivare alla macerazione documentale al decorrere del periodo di conservazione obbligatoria.

WayNext copre l’intero ciclo di gestione archivi documentali fisici in outsourcing, e può vantare una consolidata esperienza nella gestione di archivi relativi a procedure fallimentari, mettendosi così al fianco dei curatori delle procedure concorsuali per prendere in carico i documenti in tempi estremamente brevi.