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Gestione archivi fallimenti in outsourcing: come funziona e perché conviene

Quando un’azienda è sottoposta a una procedura concorsuale si riscontra la necessità di vendere anche gli immobili e gli inventari destinati alla conservazione di documenti contabili e amministrativi. A volte i curatori, se ne hanno la possibilità, spostano tutti i documenti presso i loro studi per custodirli fino alla conclusione della procedura, assumendosi la totale responsabilità.

La soluzione migliore, però, è la gestione archivi fallimenti in outsourcing: significa affidare la custodia e la gestione dei documenti a un’impresa terza che garantisce sicurezza, organizzazione ed infine il corretto smaltimento. A seguire forniamo una breve descrizione delle fasi che riguardano le procedure in outsourcing della gestione documentale per fallimenti e ne esaminiamo i vantaggi principali.

Come funziona la gestione archivi fallimenti

L’esternalizzazione della gestione degli archivi cartacei è composta da diversi fasi ben distinte. Prima di procedere fisicamente alla raccolta della documentazione, si effettua un sopralluogo per eseguire un’analisi delle esigenze dell’azienda e avere un’idea più precisa sullo spazio necessario all’archiviazione dei documenti.

Il passo successivo consiste nella raccolta dei documenti e nel loro trasporto verso l’archivio fisico della società a cui è stata affidata la gestione documentale. Una volta raggiunto l’archivio, i documenti vengono suddivisi e catalogati secondo i criteri più idonei alle future consultazioni.

L’ultima fase riguarda la custodia: i documenti vengono archiviati secondo determinate misure di sicurezza per proteggerli da furti, incendi o altri incidenti. Una volta archiviati in sicurezza, i clienti possono richiedere ulteriori servizi relativi alla digitalizzazione dei documenti per facilitare la consultazione attraverso diversi dispositivi. In alternativa, quando i documenti non risultano più indispensabili, possono richiedere il macero attraverso procedure che tutelino la loro privacy.

Perché conviene richiedere un servizio di gestione archivi fallimenti

I documenti cartacei contengono numerose informazioni preziose per le aziende che devono affrontare procedure concorsuali. La corretta gestione delle documentazioni permette alle aziende di rispettare gli obblighi legislativi nei termini previsti, facilitando il lavoro dei curatori. Infatti, affidare la gestione archivi fallimenti a una società specializzata significa:

  • garantire elevati livelli di compliance normativa, grazie all’aggiornamento costante sulle regole internazionali sull’archiviazione e conservazione documentale;
  • archiviare documenti importanti in ambienti idonei alla loro gestione, con conseguente risparmio sui costi di affitto e degli immobili per la conservazione;
  • offrire maggiore sicurezza in termini di accesso e protezione dei documenti;
  • risparmiare tempo nella gestione degli archivi;
  • liberare spazio negli uffici e nelle aziende, come scantinati e soffitte;
  • migliorare la tutela della privacy delle informazioni personali contenute nei documenti nel pieno rispetto delle disposizioni GDPR (General Data Protection Regulation);
  • identificare i documenti con più facilità, evitando disordine e disorganizzazione;
  • consentire al curatore di non utilizzare spazi personali o a proprie spese per la conservazione dei documenti.

Quale partner scegliere per la gestione archivi fallimenti

Per ottenere un’ottimale gestione degli archivi fallimentari è fondamentale che il partner scelto sia serio, competente e affidabile, sempre disponibile a offrire consigli e soluzioni adeguate a ogni realtà commerciale.

Il servizio di Waynext è in grado di curare ogni fase della gestione degli archivi documentali fisici, dalla custodia alla catalogazione. Grazie a una comprovata esperienza nella gestione di archivi per le procedure fallimentari, la società affianca i curatori delle procedure concorsuali mettendo a disposizione un sistema gestionale personalizzabile in base alle esigenze di ogni cliente. Infine, quando i documenti archiviati non sono più utili, provvede anche all’attività di macero nel totale rispetto delle regole e delle procedure.

Con Waynext è possibile conservare i documenti in sicurezza, di recuperarli in ogni momento e di liberare i locali affittati: una gestione completa degli archivi cartacei per i fallimenti che consente di rispettare le normative in materia di conservazione e di semplificare il lavoro dei curatori concorsuali.