differenza-dematerializzazione-digitalizzazione

Dematerializzazione e digitalizzazione: cosa cambia e i casi di utilizzo

Dematerializzazione o digitalizzazione? Molto spesso questi termini vengono impiegati come sinonimi, per indicare il medesimo processo. Questa imprecisione non può stupire: in entrambi i casi, infatti, il risultato è quello della conservazione digitale. In realtà, però, abbiamo a che fare con due processi fondamentalmente differenti, e quindi con dei procedimenti che devono essere utilizzati in situazioni diverse.

La differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione

Dematerializzare

Gli obiettivi di un processo di dematerializzazione sono differenti rispetto a quelli di un processo di digitalizzazione. Avviare un documento alla dematerializzazione significa infatti convertirlo dal formato cartaceo a quello elettronico: alla base di questo procedimento ci deve quindi essere un documento cartaceo.

Si potrebbe dunque pensare che una semplice acquisizione attraverso scanner possa essere considerata come un processo di dematerializzazione. Così però non è, in quanto per parlare a tutti gli effetti di dematerializzazione – a partire dal Codice dell’Amministrazione digitale del 2005 e dalle successive normative – la conversione dei un documento cartaceo in elettronico deve preservarne i valori giuridici e probatori, riproponendo a tutti gli effetti le funzioni dell’originale. Il processo di dematerializzazione può essere quindi finalizzato non unicamente alla produzione di una copia, quanto invece anche alla eliminazione dell’originale analogico, potendo contare su un corrispettivo elettronico che soddisfi i medesimi criteri.

Digitalizzare

È diverso il discorso per il processo di digitalizzazione, che fa riferimento a un procedimento decisamente più ampio, che contempla la riorganizzazione di interi processi aziendali, a partire da documenti già di per sé digitali (eventualmente anche in seguito a un precedente procedimento di dematerializzazione).

La differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione si rende ancora più esplicita guardando ai benefici che solo la seconda riesce a garantire. La digitalizzazione ha la capacità di riprodurre nella loro completezza eventuali firme o timbri presenti negli originali analogici (si pensi per esempio ai solchi causati dalla pressione dalla penna o dal timbro stesso), oltre che le filigrane di documenti particolari. E se il formato tipico risultante da un processo di digitalizzazione è pienamente elaborabile (si pensi all’XML) nel processo di dematerializzazione si hanno spesso dei file in formati che non permettono una buona elaborazione automatica (come per esempio il formato PDF).

Vista la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione, è possibile fare alcuni esempi dei campi di applicazione, a partire dall’analisi delle normative di riferimento.

Meglio quindi dematerializzare o digitalizzare?

Si pensi ai documenti che si sono fatti veicoli delle più importanti novità nella gestione documentali negli ultimi anni, ovvero alle fatture. Se infatti dal 2014 è possibile la conservazione delle fatture in formato digitale (con la possibilità di andare a dematerializzare le fatture di vendita e di acquisto degli anni precedenti) a partire dal 2019 è stata introdotta la fatturazione elettronica obbligatoria, ciliegina sulla torta – o primo importante passo, dipende dai punti di vista – della digitalizzazione documentale in azienda, ad ampliare quanto già deciso precedentemente per la pubblica amministrazione.

Documenti di trasporto, registri, mastri contabili, modelli delle dichiarazioni dei redditi, bolle di accompagnamento: per tutti questi documenti fiscali entrano in gioco sia la digitalizzazione del nuovo che la dematerializzazione del passato, andando così a ottimizzare la gestione documentale, nonché gli spazi in azienda.

E se per le email Pec la conservazione in formato digitale è l’unica valida (in caso contrario questi documenti non risulterebbero opponibili al momento del bisogno) per le scritture contabili e per i contratti continua a essere consigliabile la conservazione cartacea dei documenti passati, mentre potrà essere digitale la conservazione dei nuovi contratti creati digitalmente.