conservazione-PEC

Conservazione sostitutiva delle PEC: ecco come fare

L’obbligo della conservazione delle Pec deriva da una parte dal Codice Civile e dall’altra dal corpus di norme prodotte negli ultimi anni nel campo dell’Amministrazione digitale e della digitalizzazione delle aziende.

Vista la natura di questi messaggi di posta elettronica e l’evoluzione delle normative, non è però sempre chiaro come conservare le PEC a norma di legge: vediamo quindi come deve avvenire questa conservazione obbligatoria.

Conservazione Pec: le normative di riferimento

Si guardi per prima cosa alla natura delle PEC. Così come affermato dal Codice dell’Amministra digitale (D.lgs. 82/2005) questi messaggi di posta elettronica certificata devono essere considerati a tutti gli effetti come documenti informatici, e in quanto tali giuridicamente rilevanti. Tale assimilazione avviene però solamente nel momento in cui il documento in questione rispetta i criteri di autenticità, paternità, affidabilità, immodificabilità, leggibilità e integrità: solo una conservazione a norma delle PEC può dunque garantirne il valore legale nel tempo.

A definire la durata minima obbligatoria della conservazione delle PEC è invece il Codice Civile. Se infatti all’articolo 2214, si afferma che l’imprenditore deve «tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite», nell’articolo 2220 si precisa che «le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti».

Nel caso specifico di PEC con contenuto rilevante ai fini commerciali, inoltre, la conservazione deve essere garantita anche ai fini fiscali, così come stabilito dall’art. 22 del d.P.R. 600/73. Ma in che modo deve essere effettuata la conservazione delle PEC, nel concreto?

Come conservare le PEC a norma di legge

La conservazione PEC, per essere a norma, non può essere fatta né attraverso la stampa cartacea dei messaggi, né mediante la memorizzazione sul proprio personal computer o su un server.

L’unico modo a norma di legge è la conservazione sostitutiva, che può essere fatta internamente in azienda (attraverso l’approvazione di un conservatore accreditato e la nomina di un responsabile interno per la conservazione) o può essere affidata a una società specializzata nei servizi di gestione documentale e, nella fattispecie, nella conservazione sostitutiva di documenti digitali.

Va sottolineato che la conservazione PEC coinvolge sia i messaggi inviati che quelli ricevuti. Nel caso delle PEC spedite è obbligatorio salvare la sola ricevuta di consegna, la quale al suo interno presenta tutti gli elementi indispensabili per garantire i valori di cui sopra, ovvero il messaggio vero e proprio, la ricevuta, la firma elettronica e tutte le informazioni proprie di questa forma di comunicazione, racchiuse nel file “daticert.xml”. È diverso il discorso per le la conservazione delle PEC ricevute: in questo caso, oltre al file “daticert.xml”, è necessario archiviare anche la busta di trasporto contenente il file “postacert.eml”, nel quale sono presenti il messaggio originale e gli eventuali allegati.