BPO per digitalizzazione documenti

BPO per la digitalizzazione dei documenti: perché conviene

Bolle, fatture e contratti, ma anche cartelle cliniche e scontrini fiscali: la digitalizzazione dei documenti consente a imprese, cliniche e pubbliche amministrazioni di conservarli in sicurezza e di erogare servizi in modo più rapido ed efficiente. Quando affidata ad una società terza, la digitalizzazione documentale è ancora più conveniente e funzionale: in questo caso si parla di BPO (Business Process Outsourcing), una soluzione che comporta molteplici vantaggi sia alle aziende private sia agli enti pubblici.

BPO: significato e caratteristiche principali

Il Business Process Outsourcing, più comunemente noto con l’acronimo BPO, è l’esternalizzazione di un processo aziendale verso un partner altamente qualificato che possiede le competenze e le tecnologie necessarie a garantire sicurezza e affidabilità. 

Grazie al BPO, le aziende e le istituzioni pubbliche liberano le risorse interne per indirizzarle verso attività più consone al loro profilo professionale, alleggerendo i carichi di lavoro e ottenendo un notevole risparmio sui costi relativi all’aggiornamento continuo dei dipendenti e dei software che utilizzano.

In generale, con il BPO è possibile affidare a una società terza le seguenti attività:

  • gestione del ciclo passivo (digitalizzazione di documenti cartacei, ricezione di documenti elettronici e di email, riconoscimento di dati di fatture e DDT, conservazione sostitutiva);
  • gestione note spese (digitalizzazione del cartaceo e verifica della conformità alle policy aziendali);
  • gestione di contratti e pratiche (digitalizzazione, verifica dati, validazione e indicizzazione).

Perché digitalizzare i documenti per la propria attività attraverso il BPO

La digitalizzazione dei documenti offre diversi vantaggi. Il primo riguarda il workflow documentale, ovvero la gestione e l’esecuzione di procedure standardizzate e condivise che coinvolgono i documenti in tutto il loro ciclo di vita, dalla creazione all’archiviazione. La digitalizzazione documentale, infatti, rende i flussi di gestione più semplici e veloci, soprattutto se il partner esterno per il servizio di BPO è una società specializzata come Waynext, una delle più importanti realtà che offre servizi di gestione documentale.

Un altro vantaggio è il risparmio. La carta ha un costo sia in termini economici (produzione, acquisto, stampa, eccetera) sia in termini ambientali che è possibile ridurre in modo significativo proprio grazie alla digitalizzazione dei documenti. Non sono più necessari centinaia di metri quadri per l’archiviazione fisica: con i supporti informatici è possibile memorizzare e gestire i documenti con facilità risparmiando spazio e carta. 

Infine, la sicurezza: i dati di aziende e cittadini contenuti nei documenti devono essere protetti in modo adeguato. Grazie a specifiche misure di cybersecurity, come il backup periodico e l’accesso limitato solo a persone autorizzate, i documenti digitalizzati possono essere archiviati in modo sicuro. In questo modo si evitano anche danni e smarrimenti, un rischio che invece contraddistingue le versioni cartacee quando vengono archiviate in ambienti poco adatti alla conservazione.

Come avviene la digitalizzazione dei documenti cartacei

La digitalizzazione di documenti cartacei non si realizza solo ed esclusivamente con l’utilizzo di uno scanner. Questo processo prevede anche la loro archiviazione e conservazione attraverso strumenti digitali. Sono quindi necessari software in grado di acquisire immagini dei documenti ad alta risoluzione, riconoscere in modo automatico i testi e memorizzarli in formati specifici.

In generale, le fasi della digitalizzazione dei documenti attraverso un partner di Business Process Outsourcing seguono quest’ordine:

  • ricezione e suddivisione in fascicoli della documentazione cartacea;
  • scansione dei documenti cartacei e controllo della qualità delle immagini digitali ottenute;
  • indicizzazione dei documenti digitali per renderli rintracciabili dagli utenti autorizzati tramite parole chiave.

Grazie a un sistema di gestione di documenti in cloud, il personale autorizzato può quindi consultare i documenti digitalizzati, stamparli, scaricarli e condividerli in ogni momento e con immediatezza.

Waynext, il partner ideale per gestire il processo di digitalizzazione

Digitalizzare i documenti non è così facile come sembra: è un’attività che non può essere improvvisata e che conviene affidare a una società esperta e dotata di risorse specializzate. Il BPO per digitalizzare i documenti è la soluzione più efficace: con il giusto partner è possibile gestire con facilità e rapidità grandi archivi di documenti di ogni tipologia, ottenendo vantaggi in termini di produttività, efficienza e flessibilità.

Grazie alle competenze specialistiche maturate in oltre 20 anni di attività, Waynext è in grado di supportare aziende e pubbliche amministrazioni con servizi che coprono l’intero processo di digitalizzazione dei documenti. Le competenze dei professionisti e le tecnologie all’avanguardia messe a disposizione dalla società consentono alle aziende e alle PA di concentrarsi sulle attività principali e di ottenere diversi benefici, come:

  • accesso semplice e immediato ai documenti digitalizzati;
  • archiviazione in sicurezza secondo le normative vigenti;
  • risparmio sui costi delle risorse interne.

Avere Waynext al proprio fianco nella gestione del processo di digitalizzazione documentale significa quindi ottenere un servizio utile, conveniente e affidabile.